จุดเด่นที่เห็นได้ชัดสุดสำหรับเครื่องมัลติฟังก์ชันคือ การที่รวมเอาอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงานเข้าไว้ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร หรืออื่นๆ ซึ่งปัจจุบันส่วนใหญ่โดยส่วนใหญ่ก็สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ควบคุม เพียงแค่เปิดเครื่องแล้วเอาเอกสารวาง มันก็พร้อมที่จะทำงานอันหลากหลายตามที่คุณต้องการ

     หากจะแบ่งประเภทสำหรับมัลติฟังก์ชันออกจากกัน เราสามารถแบ่งแยกประเภทได้หลายๆ รูปแบบ เช่น แยกตามความสามารถของระบบการพิมพ์ ก็จะมีให้เลือกใช้งานอยู่สองประเภท นั่นก็คือระบบการพิมพ์แบบอิงก์เจ็ต หรือว่าระบบการพิมพ์แบบเลเซอร์ โดยแต่ละแบบก็จะเหมาะสมสำหรับงานที่แตกต่างกัน แบบอิงก์เจ็ตนั้น จะสะดวกตรงที่คุณได้สีสันของงานพิมพ์ที่เอนกประสงค์มากกว่า พิมพ์ได้ทั้งเอกสารทั่วๆ ไป หรือว่าภาพกราฟิก ภาพถ่ายก็ยังไหว แถมความเร็วในปัจจุบัน ก็ไม่แพ้กับเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์เหมือนกัน แต่หากเป็นเลเซอร์แล้ว จะเหมาะสำหรับงานพิมพ์เฉพาะเอกสารมากกว่า ด้วยความคมชัด และความเร็วในการพิมพ์ที่ค่อนข้างสูง ขณะที่ต้นทุนในการพิมพ์นั้นค่อนข้างที่จะต่ำกว่าอยู่พอสมควร แต่ก็จะพิมพ์ได้เฉพาะเอกสารขาวดำเท่านั้น ส่วนสีถึงแม้จะมีก็อยู่ในเครื่องที่มีราคาแพงๆ สำหรับออฟฟิศขนาดใหญ่เท่านั้นเอง


     นอกจากเราจะแบ่งประเภทสำหรับมัลติฟังก์ชัน ด้วยระบบการพิมพ์แบบสีและไม่เป็นสีแล้ว ยังสามารถแบ่งได้ตามความสามารถของมัลติดฟังก์ชันอีกด้วย ซึ่งก็แบ่งได้เป็นมัลติฟังก์ชันสำหรับการใช้งานแบบโฮมยูส หรือการใช้งานในออฟฟิศ (Office Automation) และการทำงานทางด้านเอกสารโดยเฉพาะ (Document management) แต่ละแบบนั้นจะแตกต่างกันอย่างไร มาดูกันครับ

มัลติฟังก์ชันสำหรับโฮมยูส

     มัลติฟังก์ชันแบบนี้ จะว่าไปแล้วก็มีคุณสมบัติเป็นเพียงแค่สแกนเนอร์ พรินเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสารเท่านั้น เหมาะสำหรับการใช้งานตามบ้านทั่วๆ ไป ที่ต้องการเพียงเครื่องพิมพ์สำหรับพิมพ์เอกสาร และสแกนเนอร์สำหรับการเก็บภาพ หรืออื่นๆ เข้าไปอยู่ในรูปแบบของดิจิตอล และมีคุณสมบัติของเครื่องถ่ายเอกสารอยู่ในตัว โดยสแกนเนอร์แบบนี้มักจะมีราคาไม่สูงมากนัก อาจจะมีราคาเริ่มต้น เพียงสามถึงสี่พันบาท และไม่น่าจะเกิดเจ็ดพันบาทสำหรับมัลติฟังก์ชันแบบอิงค์เจ็ตที่จำหน่ายอยู่ในท้องตลาดปัจจุบัน

     สำหรับมัลติฟังก์ชันประเภทนี้ การทำงานโดยหลักๆ แล้ว ก็ไม่แตกต่างไปจากเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์เท่าไหร่นัก แต่จะได้เพิ่มเข้ามาก็ตรงที่เป็นเครื่องถ่ายเอกสารในตัวด้วย ซึ่งหลายๆ ค่าย ต่างก็มีมัลติฟังก์ชันแบบนี้ให้เลือกใช้งานกันอยู่พอสมควร โดยส่วนใหญ่ก็จะใช้เทคโนโลยีหลักเป็นของตัวเอง เรียกว่าค่ายไหนที่ผลิตเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตอยู่แล้ว ต่างก็ใส่เทคโนโลยีในการพิมพ์ของตัวเองลงไปด้วยนั่นเอง แต่ราคาระดับนี้มักจะไม่ได้เป็นระบบการพิมพ์แบบระบบแยกสีมาให้นะครับ และแนนอนว่าระบบการพิมพ์ส่วนใหญ่ก็ไม่ได้แตกต่างไปจากเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตในระดับเดียวกันด้วย

มัลติฟังก์ชันสำหรับออฟฟิศ

     มาถึงประเภทที่สองซึ่งสูงขึ้นมาหน่อย จะเป็นมัลติฟังก์ชันสำหรับการทำงานในออฟฟิศเป็นหลัก ซึ่งอาจจะมีความสามารถอื่นๆ เพิ่มเข้ามา เช่น ติดตั้งแฟกซ์มาให้ด้วยในตัว สามารถใช้เป็นเครื่องรับและส่งแฟกซ์ได้ ทำให้อเนกประสงค์ในการใช้งานขึ้นไปอีก นอกจากนั้นยังมีการติดตั้งระบบเน็ตเวิร์กให้ด้วย ทำให้สามารถใช้เป็นเครื่องพิมพ์ในออฟฟิศ โดยผ่านทางเน็ตเวิร์กได้ทันที

     เครื่องพิมพ์ในระดับนี้อาจจะมีราคาที่แพงกว่าแบบแรกอยู่พอสมควร โดยมีราคาเริ่มต้นตั้งแต่เก้าพันบาทขึ้นไป แต่สิ่งที่คุณจะได้รับก็คือการรองรับงานพิมพ์ได้มากขึ้น สามารถพิมพ์เอกสารได้รวดเร็วกว่า และฟังก์ชันบางอย่างที่ไม่มีในมัลติฟังก์ชันตัวเล็ก เช่น แฟกซ์นั่นเอง และในราคาระดับนี้ นอกจากที่คุณจะเลือกซื้อแบบอิงก์เจ็ตแล้ว ยังสามารถเลือกใช้ระบบการพิมพ์แบบเลเซอร์ได้อีกด้วย แต่ก็อาจจะขาดฟังก์ชันบางอย่างไปเหมือนกันนั่นเอง

มัลติฟังก์ชันสำหรับงานเอกสารและออฟฟิศขนาดใหญ่

     นอกเหนือไปจากนี้ คุณยังสามารถเลือกระบบของมัลติฟังก์ชันให้หรูหราขึ้นไปอีก สำหรับเอาไว้ใช้งานในออฟฟิศขนาดใหญ่ หรือทำงานด้านเอกสารประมาณมากๆ โดยเฉพาะ ซึ่งคุณสมบัติที่เห็นได้ชัดสำหรับมัลติฟังก์ชันแบบนี้ก็คือการติดตั้งระบบจัดการเอกสารเข้ามาให้ด้วย เช่น ระบบการฟีดกระดาษอัตโนมัติ สำหรับการสแกนเอกสาร หรือส่งแฟกซ์เป็นจำนวนมากๆ สามารถพิมพ์เอกสารสองหน้าได้แบบอัตโนมัติไม่ต้องคอยมากลับหน้ากระดาษเอง ส่วนระบบแฟกซ์มักจะเป็นสิ่งที่มาพร้อมกับมัลติฟังก์ชันแบบนี้อยู่แล้ว แน่นอนว่าเมื่อคุณสมบัติครบครันแบบนี้ ราคาก็ย่อมที่จะสูงขึ้นเป็นเงาตามตัวด้วย ซึ่งส่วนใหญ่ที่เห็นวางจำหน่ายกันอยู่ที่มากกว่าสองหมื่นบาทขึ้นไป

มัลติฟังก์ชันสามารถแทนที่เครื่องใช้สำนักงานได้ครบครันไหม

     คำถามหนึ่งที่มักจะพบกันเป็นประจำก็คือการนำไปใช้งาน สำหรับมัลติฟังก์ชันแล้ว อาจจะเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้ที่อเนกประสงค์มากกว่า เพราะสามารถทำงานได้หลายๆ หน้าที่ในตัวเดียว ซึ่งจะช่วยประหยัดพื้นที่ในการใช้สอย ในการทำงานได้มากกว่า และความสามารถของมัลติฟังก์ชันในปัจจุบัน ก็ไม่แพ้กับการซื้อแยกชิ้นแต่อย่างใด แต่ก็ต้องบอกก่อนว่าไม่เมาะสำหรับการใช้พิมพ์แบบหนักๆ เช่น การนำไปทำเป็นเครื่องพิมพ์ส่วนกลางสำหรับออฟฟิศที่มีการพิมพ์ปริมาณมหาศาลตลอดทั้งวัน แต่ถ้าออฟฟิศของคุณเป็นสำนักงานระดับกลาง หรือเป็นหน่วยงานหนึ่งที่มีปริมาณในการพิมพ์พอสมควร ต้องการเครื่องเอนกประสงค์ที่สามารถทำได้หลายๆ หน้าที่ เพื่อเให้เหมาะสมสำหรับพื้นที่ที่มีอยู่จำกัด มัลติฟังก์ชัน จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับคุณ

การพิจารณาเลือกซื้อมัลติฟังก์ชัน

     อย่างที่ได้เกริ่นกันไปแล้วว่ามัลติฟังก์ชันมีรูปแบบให้เลือกใช้งานอยู่หลายประเภท แต่สิ่งที่สำคัญไม่เพียงแค่การเลือกรูปแบบมาใช้งานให้ถูกใจเท่านั้น ยังรวมไปถึงการพิจารณาถึงอุปกรณ์สิ้นเปลืองต่างๆ ที่ต้องเสียไประหว่างการใช้งานด้วย ซึ่งก็คือเหล่าบรรดาพวกหมึกพิมพ์นั่นเอง สำหรับรายละเอียดในการเลือกนั้นพอสรุปได้ดังนี้คือ

     1. การเลือกซื้อมัลติฟังก์ชันสี แน่นอนว่าสิ่งที่คุณได้รับก็คือสีสันที่สวยงามของเอกสารงานพิมพ์ที่ออกมา แต่ก็ต้องตามมาด้วยค่าใช้จ่ายมหาศาล ของหมึกพิมพ์ ที่ก็ไม่ได้ถูกเลย (หากใช้หมึกพิมพ์ของจริงเป็นหลัก) ดังนั้นอาจจะไม่เหมาะ หากว่าคุณต้องมีการพิมพ์งานปริมาณมากๆ ในแต่ละวัน ซึ่งมัลติฟังก์ชันแบบนี้ จึงดูเหมาะสมมากกว่า หากคุณจะนำไปใช้ในออฟฟิศที่มีปริมาณงานพิมพ์ไม่สูงมาก แต่ต้องการความเอนกประสงค์ในการใช้งาน พร้อมทั้งเอกสารงานพิมพ์ที่ดูเป็นมืออาชีพมากกว่า

     2. การเลือกซื้อมัลติฟังก์ชันแบบเลเซอร์ มัลติฟังก์ชันแบบนี้ ให้ความเร็วในการพิมพ์งานที่ค่อนข้างสูง ไม่แพ้กับเครื่องพิมพ์เลเซอร์ทั่วๆ ไป แน่นอนว่าอาจจะขาดสีสันไปบ้าง (ในปัจจุบันมัลติฟังก์ชันระดับกลางยังไม่มีแบบเลเซอร์สีให้เลือกใช้งาน) แต่สิ่งที่คุณจะได้รับก็คือความเร็วในการพิมพ์ที่เหนือกว่า เหมาะสำหรับการใช้งานด้านเอกสาร และงานพิมพ์ที่มีการพิมพ์ค่อนข้างมาก รวมทั้งเอกสารที่ได้รับมีความคมชัดสูง และเก็บรักษาได้อย่างยาวนาน ซึ่งหากนับปริมาณงานพิมพ์ต่อราคาของหมึกพิมพ์แล้ว หากว่าไม่ต้องการสีสัน มัลติฟังก์ชันแบบนี้ ก็น่าจะเหมาะสมกับคุณมากกว่า

จะดูแลรักษามัลติฟังก์ชันอย่างไรดี

     การใช้งานและการดูแลรักษาพวกมัลติฟังก์ชัน ก็เหมือนกับการดูแลเครื่องพิมพ์ทั่วๆ ไปนั่นล่ะครับ เพราะรูปแบบการทำงานโดยหลักๆ แล้ว ก็มีพื้นฐานมาจากเครื่องพิมพ์เช่นเดียวกัน ดังนั้นบรรดาหมึกที่ใช้ ก็ควรจะระวังให้มากกว่าเครื่องพิมพ์ธรรมดา เพราะอย่าลืมว่าหากหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่งเสียหาย หากต้องส่งซ่อม คุณก็จะไม่ใช้ฟังก์ชันอื่นๆ ตามไปด้วย หรือไม่ก็จะขาดการทำงานไปหลายอย่าง เช่น หากหน้าที่ในการพิมพ์เสีย นอกจากคุณจะพิมพ์ไม่ได้แล้ว ยังไม่สามารถใช้เป็นเครื่องถ่ายเอกสารได้ด้วย หรือก็ไม่สามารถที่จะรับแฟกซ์ได้เป็นต้น การเลือกใช้หมึกก็เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะจะซี้ซั้วไปเลือกใช้หมึกปลอมหรือหมึกเติมที่มีอยู่เกลื่อนตลาดก็ทำได้ยาก อาจจะทำให้เกิดปัญหาหัวหมึกตัว หรือเครื่องเกิดความเสียหายได้ (โดยเฉพาะเครื่องมัลติฟังก์ชันแบบอิงค์เจ็ตที่มีการติดตั้งหัวพ่นหมึกเอาไว้ในตัวเครื่องซึ่งถ้าเสียแล้วก็เสียเลย) ทางเลือกของผู้รักความสะดวกสบาย จึงดูจะเหมาะสมกับหมึกจากผู้ผลิตโดยตรงมากกว่า

     โดยภาพรวมแล้วก็ต้องบอกว่าการเลือกซื้อเครื่องพิมพ์แบบมัลติฟังก์ชันก็มีหลักในการตัดสินใจที่คล้ายกับเครื่องพิมพ์ธรรมดา แต่อาจต้องเพิ่มความระมัดระวังในเรื่องความคงทน และราคาของหมึกว่าแพงมากน้อยแค่ไหน เพื่อจะได้เกิดปัญหาเสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่ายตามมาภายหลังครับ


บทความจาก : หนังสือ Computer Today